การเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในธุรกิจ ด้วยระบบ Video Conference System

ติดตามผลงาน บทความดีๆ จาก PEAK CONFERENCE ได้จากนิตยสาร Modern Manufacturing หน้า 50-51ฉบับเดือนมิถุนายน ในหัวข้อ "การเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในธุรกิจด้วยระบบ Video Conference System"

การเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในธุรกิจ

ด้วยระบบ  Video Conference System

เป็นที่ทราบกันดีว่าการสื่อสาร (Communication) โดยการประชุมเพื่อทำการพบปะพูดคุยแลกเปลี่ยนข้อมูล  เป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญของชีวิตประจำวันของโลกธุรกิจ ยิ่งนับวันการแข่งขันที่สูงขึ้น องค์กรธุรกิจหลายองค์กรมีการขยายตัว อย่างต่อเนื่องและรวดเร็ว  มีหน่วยธุรกิจ (Business Unit) ที่เกี่ยวข้องอย่างหลากหลาย เช่นการขยายสำนักงานขายไปยังภูมิภาคต่างจังหวัดหรือประเทศ มีการกระจายขยายสาขาโรงงานผลิตชิ้นส่วนอะไหล่ต่างสถานที่ใกล้แหล่งวัตถุดิบของสินค้า มีการสื่อสารระหว่างบริษัทคู่ค้าที่มีความถี่บ่อยยิ่งขึ้น การแข่งขันบนพื้นฐานการตัดสินใจที่รวดเร็วต้องการความถูกต้องและรอบครอบแม่นยำ ล้วนเป็นปัจจัยที่สำคัญที่ต้องอาศัยการประชุมทางไกลผ่านจอภาพด้วยระบบ video Conference ทั้งสิ้น

หลากเหตุผลที่จำเป็น

ช่วยเพิ่มผลผลิตในการทำงาน (Increases Productivity)

การประชุมทางไกลผ่าน Video Conference อย่างมีประสิทธิภาพ จะมีผลอย่างมากต่อธุรกิจและการสร้างผลกำไรจากการผลิตที่ได้รับเพิ่มขึ้น และในปัจจุบันระบบการประชุมทางไกลผ่าน video Conference สามารถทำได้ง่าย เพียงแค่หัวหน้างานหรือผู้บริหารประชุมผ่านหน้าจอหรือชุดอุปกรณ์ก็สามารถสื่อสารกับทีมงานหรือพนักงานในสถานที่ต่างๆ ได้ทั่วโลกและยังสามารถ แบ่งปันข้อมูลให้อีกฝ่ายสามารถแสดงความคิดเห็นโต้ตอบได้ทันที ทำให้การตัดสินใจทำได้เร็วขึ้น สามารถนำสินค้าหรือบริการออกสู่ตลาดเร็วขึ้น และช่วยให้คุณมีศักยภาพทางธุรกิจนำหน้าของคู่แข่งของคุณ 

ช่วยลดค่าใช้จ่ายและเวลา (Save Money & Time)

 จะเป็นผลดีอย่างมาก ถ้าเราสามารถลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นลงได้เช่น ค่าเดินทางไปประชุมแต่ละครั้งที่เสียไป มีทั้งค่าน้ำมัน ค่าสึกหรอรถยนต์ ค่าเครื่องบิน ค่าความเสี่ยงจากอุบัติเหตุ โดยต้องเสียเวลาในการเดินทางไปทั้งวัน  เพื่อร่วมประชุมกันเพียงแค่ 1-2 ชั่วโมงเพียงเท่านั้น ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายแอบแฝงในธุรกิจที่ต้องประสบอยู่ทุกครั้งเมื่อต้องการประชุมแบบเห็นหน้าพบกัน  สำหรับผู้บริหารเวลาที่ผ่านไปในแต่ละวินาทีย่อมมีค่ามากมายเพื่อใช้ในการตัดสินใจให้ทันท่วงที ในมุมมองของพนักงานระดับปฏิบัติงาน การแลกเปลี่ยนข้อมูลเช่นแสดงตัวอย่างชิ้นงาน ที่ต้องตรวจสอบแก้ไข ระหว่างองค์กรคู่ค้าเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน ในสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลการสัมภาษณ์งานการอบรมพนักงานจำนวนมากและต่างสถานที่กันนั้นเป็นสิ่งจำเป็น โดยระบบสามารถช่วยลดต้นทุนดังกล่าวได้อย่างยิ่ง และยังเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมอีกด้วย

ช่วยเพิ่มความสัมพันธ์ทางธุรกิจ (Improve & Maintain Business Relationship)

แม้วิวัฒนาการของช่องทางการสื่อสารภายในองค์กรหรือระหว่างคู่ค้า จะมีหลายหลายวิธี เช่นทาง Email, Telephone, Text Chat ก็ตาม ก็ยังสู้การสื่อสารแบบเห็นหน้า eye contract หรือ face to face เพราะการประชุมที่ได้เห็นอากับกริยาท่าทาง สีหน้า พร้อมเสียงย่อมมีประสิทธิผลเหนือกว่า อีกทั้งเรายังสามารถพบกับทีมงานทั้งหมดของคู่สนทนาได้พร้อมกันหลายบุคคลและหลายสถานที่ ในเวลาเดียวกันพร้อมๆ กันได้    และการประชุมในแต่ละครั้งยังสามารถทำการบักทึกการประชุมทั้งภาพและเสียงเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคตได้ ที่ต้องการเรียกดูย้อนหลังเช่นการอบรมพนักงาน เป็นต้น  

ช่วยเพิ่มคุณภาพชีวิต ( Improve Work-Life Balance)

          เป็นที่ทราบกันดีว่าสภาวะแวดล้อมปัจจุบัน ทั้งปัญหาการจราจรติดขัด ปัญหาการชุมนุมประท้วง หรือแม้กระทั้งปัญหาที่เกิดจากภัยธรรมชาติ เช่นน้ำท่วม แผ่นดินไหว มีผลต่อการเดินทางและเสียเวลาอย่างยิ่ง ล้วนมีผลกระทบต่อองค์การและพนักงานทั้งทางตรงและทางอ้อม การแก้ปัญหาหลายครั้งต้องระดมบุคลากรที่ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านในการปัญหาเฉพาะหน้าทันที ถ้าเราสามารถใช้ระบบการประชุมทางไกลผ่าน video Conference จะช่วยทำให้คุณภาพชีวิตของพนักงานดีขึ้นอย่างแน่นอน

ความหลากหลายอุปกรณ์ของระบบ Video Conference ที่รองรับการใช้งาน 

System Type : Tablet/Mobile

Description : รองรับการใช้งานบนอุปกรณ์สื่อสารแบบเคลื่อนที่ได้ เช่น Moblie หรือ Tablet

Application : สำหรับใช้งานทุกที่ทุกเวลาที่มี Wifi Network ผ่าน Mobile หรือ Tablet พร้อมติดตั้ง โปรแกรม Software Client Endpoint ในเครื่อง

System Type : PC/Notebook

Description : รองรับการใช้งานบน PC/Notebook ใช้ร่วมกับกล้อง Webcam และ USB Speaker/Microphone

Application : สำหรับใช้งานที่ต้องการประชุมเพียงคนเดียวหรือ กลุ่มย่อยจากที่บ้านหรือโต๊ะทำงาน ผ่านโปรแกรม Software Client Endpoint ควรติดตั้งอุปกรณ์กล้อง,ไมโครโฟนเสริมเพื่อประสิทธิภาพการประชุมที่ดี

System Type : Excusive Desktop

Description : รองรับการใช้งานบน PC/Notebook ใช้ร่วมกับกล้อง Webcam และ USB Speaker/Microphone

Application : สำหรับใช้งานที่ต้องการประชุมเพียงคนเดียวหรือ กลุ่มย่อยจากที่บ้านหรือโต๊ะทำงาน ผ่านโปรแกรม Software Client Endpoint ควรติดตั้งอุปกรณ์กล้อง,ไมโครโฟนเสริมเพื่อประสิทธิภาพการประชุมที่ดี

System Type : Room system

Description : เป็นชุดประชุมทางไกลที่ประกอบไปด้วย Video Codec, PTZ Camera, Microphone ใช้ร่วมกับ LED TV หรือ Projector

Application : ออกแบบสำหรับติดตั้งในห้องประชุมที่ต้องการการประชุมเป็นกลุ่มกลาง-ใหญ่ สามารถควบคุมการจับภาพผู้ร่วมประชุม และต่อร่วมกับระบบภาพและเสียงในห้องประชุมได้

System Type : Telepresence system

Description : เป็นชุดประชุมทางไกลเสมือนจริง (เหมือนกับผู้ร่วมประชุมนั่งในห้องเดียวกัน) มีจอภาพขนาดใหญ่หลายจอต่อกัน และออกแบบให้ง่ายในการแสดงผลภาพแต่ละจอย่อยด้วย Tablet Control

Application : ออกแบบระบบสำหรับห้อง VIP Room หรือ War Room ที่ต้องการความทันสมัยในการประชุม โดยสามารถแสดงผลข้อมูลจากหลายแหล่งพร้อมกันเพื่อประกอบการตัดสินใจง่าย

สำหรับผู้ที่สนใจอยากจะมีระบบ Video Conference ใช้ในหน่วยงานสักระบบหนึ่ง ก่อนตัดสินใจลงทุนต้องพิจารณาถึงปัจจัยหลัก 2 ปัจจัย คือ ชนิดของระบบ (Type of System) และ โครงข่ายสัญญาณที่เลือกใช้ (Type of Network) โดยมีคำถามหลักๆเกี่ยวกับการออกแบบระบบดังนี้

1.    ระบบที่จะออกแบบ ประชุมเป็นลักษณะต้นทางปลายทาง 2 แห่ง (Point to Point) หรือประชุมพร้อมกันหลายสาขา (Multipoint) มีกี่สถานที่พร้อมกัน และในแต่ละสถานที่ มีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมกันประมาณจำนวนเท่าไร

2.     ต้องการที่จะแบ่งปันข้อมูลระหว่างการประชุมหรือเปล่า จากหน้าจอคอมพิวเตอร์เช่น Powerpoint , Excel, Video Files เป็นต้น

3.     ต้องการระบบประชุมที่ออกแบบเฉพาะสำหรับห้องประชุมชนิดใด เช่น Board Room, War room, Training Room เป็นต้น และห้องประชุมมีขนาดเท่าไรซึ่งมีผลต่อการออกแบบระบบภาพและเสียงเสริมที่จะเอามาต่อร่วม

4.     ต้องการออกแบบระบบเพื่อรองรับการประชุมผ่าน Computer หรือประชุมผ่าน Mobile Tablet ได้ด้วยหรือไหม

5.     ต้องการระบบบันทึกการประชุม (Meeting Recording) ทั้งภาพและเสียง ที่อุปกรณ์ปลายทางในห้องประชุม หรือเป็นระบบบันทึกเก็บไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลาง หรือไหม

6.      คุณภาพภาพและเสียงที่ต้องการใช้ในการประชุมต้องการความคมชัดขนาดไหน เช่น แบบความละเอียดมาตรฐาน Standard Definition (SD), ความละเอียดสูง High Definition (HD 720p, Full HD 1080p) เป็นต้น

7.     มีระบบเดิมที่ใช้งานแล้วหรือไหมต้องการออกแบบขยายหรือ Upgrade เป็นระบบใหม่ให้พร้อมรองรับกับอุปกรณ์เดิมที่ใช้งานอยู่ หรือจำเป็นต้องประชุมร่วมกับคู้ค้าที่ใช้ระบบแบบใดอยู่

8.     โครงข่ายที่ใช้ในการสื่อสารเป็นแบบไหน ISDN หรือ IP (VPN/Private Network หรือ Internet/Public Network) ทั้งนี้การเลือกใช้โครงข่ายจะขึ้นอยู่กับนโยบายด้านความปลอดภัย(security Network) และต้องสอดคล้องสัมพันธ์กับหน่วยงานระบบคู่สนทนาหรือคู้ค้าที่จะประชุมด้วย เป็นสำคัญ

จากคำถามข้างต้นใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาระบบในองค์กรของท่าน  ทั้งนี้เพื่อการตัดสินใจเลือกใช้อุปกรณ์และระบบที่เหมาะสมกับหน่วยงานของท่าน สามารถปรึกษาและสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบระบบและอุปกรณ์ ได้ที่ 

บริษัท Peak Conference Co.,Ltd. โทร. 025171288 หรือ Email: info@peakconference.com

ฝ่ายขายและการตลาด 02 517 1288 ต่อ 54 Email: suphawadee.chn@gmail.com
www.peakconference.com
www.peakconference.co.th

ปรึกษาเรื่องการวางระบบหรือสินใจสินค้า ติดต่อผู้เขียนบทความนี้โดยตรงได้ที่ 084 4549399

บทความนี้เขียนโดย คุณอดิศร กองแดง

วิศวกรและผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ ของบริษัท พีค คอนเฟอร์เรนท์ จำกัด
ผลงานด้านวางระบบห้องประชุมให้หน่วยงานภาครัฐและเอกชน มากมาย